Cada herramienta se presentará mediante una estructura común:
Criterios para seleccionar y utilizar las herramientas
Las herramientas deberán seleccionarse de acuerdo con el tamaño, duración, complejidad, nivel de riesgo y requerimientos del proyecto. No todos los proyectos necesitarán utilizar los formatos con el mismo nivel de detalle.
Para aprobar o adaptar una herramienta deberá verificarse que:
Antes de adoptar una herramienta institucional deberá realizarse una prueba breve para verificar su claridad, utilidad, duración y funcionamiento.
Reglas generales de aplicación
- Utilizar siempre la versión institucional vigente.
- No modificar campos, fórmulas o categorías sin autorización.
- Completar la herramienta dentro del plazo establecido.
- Adjuntar o vincular los medios de verificación correspondientes.
- Revisar la integridad y consistencia antes de enviarla.
- Guardarla en la carpeta institucional definida.
- Mantener control de versiones y registro de cambios.
- Informar cuando una herramienta no responda adecuadamente a las necesidades del proyecto.
Las herramientas podrán adaptarse a requerimientos de cooperantes, siempre que se mantengan los campos institucionales mínimos y se evite crear sistemas paralelos.
Herramientas para el diseño de proyectos
Estas herramientas permiten formular la lógica del proyecto, definir sus resultados, indicadores, supuestos y contribución estratégica.
| Herramienta | Propósito | Momento de uso | Responsable principal | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Teoría de cambio | Explicar cómo y por qué se espera alcanzar el cambio. | Durante el diseño y cuando cambie la lógica o el contexto. | Equipo de diseño y coordinación. | |||
| Marco de resultados | Organizar productos, resultados intermedios, objetivos estratégicos y cambio de largo plazo. | Durante la formulación del proyecto. | Equipo de diseño. | |||
| Marco lógico | Integrar objetivos, actividades, indicadores, métodos de medición y supuestos. | Antes de aprobar el proyecto y durante revisiones importantes. | Coordinación del proyecto. | |||
| Ficha técnica de indicador | Precisar la definición, fórmula, línea base, meta, fuentes y responsabilidades. | Después de definir los indicadores y antes de recopilar datos. | Coordinación y responsable de MERA. | |||
| Matriz de supuestos y riesgos | Identificar condiciones externas, riesgos y medidas de respuesta. | Durante el diseño y a lo largo de la ejecución. | Coordinación y equipo del proyecto. | |||
| Matriz de alineación estratégica | Mostrar la contribución del proyecto al Plan Estratégico Institucional. | Durante la formulación y aprobación. | Coordinación y Dirección. |
Contenido mínimo de las herramientas de diseño
Herramientas para el monitoreo
Estas herramientas permiten comparar lo programado con lo ejecutado, medir indicadores, verificar evidencias e identificar acciones correctivas.
| Herramienta | Propósito | Frecuencia principal | Responsable |
|---|---|---|---|
| Plan operativo | Organizar actividades, productos, metas, fechas, responsables y medios de verificación. | Elaboración anual o por período; actualización cuando se autoricen cambios. | Coordinación del proyecto. |
| Matriz mensual de seguimiento operativo | Registrar el estado de actividades y productos y analizar variaciones. | Mensual. | Coordinación y equipo técnico. |
| Plan de monitoreo | Definir cómo se medirán los indicadores de productos y resultados. | Al inicio y cuando se modifique el marco lógico. | Coordinación y responsable de MERA. |
| Matriz de seguimiento de indicadores | Comparar líneas base, metas y valores alcanzados. | Según la frecuencia de cada indicador. | Responsable designado y coordinación. |
| Registro de actividades | Documentar actividades, participantes y datos básicos de ejecución. | Inmediatamente después de cada actividad. | Persona responsable de la actividad. |
| Informe de visita de campo | Registrar hallazgos, avances, dificultades y compromisos de una visita. | Después de cada visita. | Personal técnico. |
| Lista de verificación de calidad de datos | Comprobar integridad, validez, consistencia y oportunidad. | Según el calendario de revisión. | Coordinación y responsable de MERA. |
| Registro de acciones correctivas | Dar seguimiento a problemas, decisiones, responsables y plazos. | Mensual o según el plazo acordado. | Coordinación del proyecto. |
Relación entre las principales herramientas
- Plan operativo: define qué se hará.
- Matriz mensual: confirma qué se hizo y cuál es su estado.
- Plan de monitoreo: establece qué se medirá y cómo.
- Matriz de indicadores: registra cuánto se avanzó frente a las metas.
Campos esenciales de la matriz mensual
El formato se integrará en el sistema institucional de seguimiento en Excel.
Herramientas para la evaluación
Estas herramientas permiten planificar evaluaciones, organizar las preguntas, documentar los resultados y dar seguimiento a las recomendaciones
| Herramienta | Propósito | Momento de uso | ||
|---|---|---|---|---|
| Ficha de planificación de una evaluación | Definir propósito, alcance, usuarios, métodos, responsables, cronograma y productos. | Antes de una revisión interna o evaluación formal. | ||
| Matriz de preguntas de evaluación | Relacionar criterios, preguntas, indicadores, fuentes y métodos. | Durante la planificación metodológica. | ||
| Registro de hallazgos y recomendaciones | Organizar evidencia, hallazgos, conclusiones y recomendaciones. | Durante el análisis y preparación del informe. | ||
| Plan de seguimiento a recomendaciones | Registrar la respuesta institucional, acciones, responsables, plazos y estado. | Después de aprobar el informe. |
Contenido mínimo del plan de seguimiento
- Recomendación.
- Respuesta institucional.
- Acción acordada.
- Responsable.
- Fecha límite.
- Evidencia esperada.
- Estado.
- Fecha y validación de cierre.
Las evaluaciones externas podrán utilizar formatos del cooperante, pero sus recomendaciones deberán incorporarse al registro institucional.
Herramientas para la rendición de cuentas
Estas herramientas permiten identificar las necesidades de información, comunicar resultados y responder a consultas, sugerencias o quejas.
| Herramienta | Propósito | Responsable principal | ||
|---|---|---|---|---|
| Mapa de partes interesadas | Identificar actores, intereses, influencia y forma de participación. | Coordinación del proyecto. | ||
| Plan de comunicación de resultados | Definir qué información se comunicará, a quién, cómo, cuándo y por quién. | Coordinación y personal designado. | ||
| Registro de retroalimentación, acciones de mejora y sugerencias | Documentar los casos recibidos, su clasificación y tratamiento. | Persona focal designada. | ||
| Control de respuesta y cierre | Verificar plazos, acciones, respuestas y cierre de casos. | Persona focal y coordinación. |
Campos mínimos del registro de retroalimentación
- Código del caso.
- Fecha y canal de recepción.
- Proyecto o lugar relacionado.
- Tipo y nivel de prioridad.
- Descripción breve.
- Responsable asignado.
- Fecha prevista de respuesta.
- Acción realizada.
- Respuesta comunicada.
- Estado y fecha de cierre.
Los casos sensibles deberán remitirse a la ruta institucional correspondiente y no se registrarán con detalles personales en la base general.
Herramientas para el aprendizaje
Estas herramientas permiten convertir la experiencia y la evidencia en conocimiento institucional y acciones de mejora.
| Herramienta | Propósito | Momento de uso | ||
|---|---|---|---|---|
| Registro de lecciones aprendidas | Documentar qué ocurrió, por qué y cómo aplicar el aprendizaje. | Después de momentos relevantes o revisiones periódicas. | ||
| Ficha de buena práctica | Describir una práctica con resultados comprobados y potencial de réplica. | Cuando exista suficiente evidencia. | ||
| Formato de sistematización | Analizar de manera ordenada una experiencia estratégica o innovadora. | Al finalizar una experiencia priorizada. | ||
| Plan de acciones de mejora | Convertir hallazgos y aprendizajes en ajustes concretos. | Después de reuniones de reflexión, evaluaciones o sistematizaciones. |
Campos esenciales del registro de lecciones
- Proyecto o experiencia.
- Situación analizada.
- Evidencia disponible.
- Factores que facilitaron o limitaron el resultado.
- Lección obtenida.
- Recomendación de aplicación.
- Otros proyectos o áreas que podrían utilizarla.
Las herramientas de aprendizaje deberán ser breves y utilizarse para apoyar decisiones, no solamente para archivar experiencias.
Sistema institucional de seguimiento en Excel
El sistema deberá incluir, como mínimo, los siguientes módulos:
- Identificación del proyecto.
- Plan operativo.
- Seguimiento mensual de actividades y productos.
- Matriz de indicadores.
- Riesgos y acciones correctivas.
- Evaluaciones y recomendaciones.
- Retroalimentación consolidada.
- Aprendizajes y acciones de mejora.
- Tablero o resumen de avance.
Funciones básicas
Responsabilidades
| Función | Responsable |
|---|---|
| Registro de información | Equipos y personas designadas |
| Revisión mensual | Coordinación del proyecto |
| Control de calidad | Responsable de MERA |
| Consolidación institucional | Responsable de MERA |
| Análisis y decisión | Coordinaciones y Dirección |
| Respaldo y administración | Instancia institucional designada |
El Excel institucional no deberá convertirse en una base paralela que obligue a registrar varias veces la misma información. Siempre que sea posible, deberá consolidar o importar datos existentes. Se adjunta matriz en el Anexo 25 Manual breve del sistema institucional de monitoreo en Excel.
Organización de archivos y control de versiones
Las herramientas editables, bases de datos, reportes y evidencias deberán conservarse en el repositorio institucional definido en el capítulo 4.
| Estructura mínima | Convención para nombrar archivos | |
|---|---|---|
| Proyecto: 01_Diseño 02_Plan_operativo 03_Plan_de_monitoreo 04_Instrumentos 05_Bases_de_datos 06_Evidencias 07_Reportes 08_Evaluaciones 09_Retroalimentación 10_Aprendizajes | Proyecto_TipoDocumento_Período_Versión_Fecha Ejemplo: DES_SeguimientoOperativo_Julio_VF_2026-08-05 | |
| Identificación de versiones | Reglas de control | |
| Mantener una sola versión oficial vigente. Identificar claramente los borradores. No sobrescribir bases originales. Registrar cambios importantes. Limitar permisos de edición. Archivar versiones anteriores en una carpeta separada. Evitar enviar archivos finales únicamente por correo. Realizar respaldos periódicos. Utilizar formatos y nombres comunes. Eliminar duplicados solo después de verificar la versión oficial. |
Estructura del Repositorio Institucional MERA
Planificación
TdC, Marco Lógico, Plan de Monitoreo y Fichas de Indicador.
Seguimiento
POAs mensuales, bases de datos de beneficiarios y actas de entrega.
Informes
Informes semestrales, TdR de evaluación e informes finales de resultado.