El funcionamiento del sistema MERA requiere responsabilidades claramente definidas para generar, revisar, validar, consolidar, analizar y utilizar la información. Esto permite reducir duplicidades, retrasos, registros incompletos y diferencias entre proyectos u oficinas.
Actores del sistema MERA
Los principales actores del sistema MERA de ICADE son:
- Dirección Ejecutiva.
- Coordinaciones de programas y proyectos.
- Equipos técnicos y oficinas regionales.
- Administración y Finanzas.
- Instancia o persona responsable de coordinar MERA.
- Titulares de derechos y participantes.
- Socios, aliados y cooperantes.
Cada actor participa de acuerdo con sus funciones. La responsabilidad por MERA no corresponde únicamente a una persona o área especializada, sino que se distribuye entre quienes generan, gestionan y utilizan la información.
Dirección Ejecutiva
La Dirección Ejecutiva será responsable de:
- Aprobar la guía, herramientas y procedimientos institucionales MERA.
- Designar la instancia o persona responsable de coordinar el sistema.
- Revisar periódicamente los resultados consolidados, alertas y recomendaciones.
- Tomar decisiones estratégicas sobre ajustes, recursos y prioridades.
- Autorizar cambios relevantes en los proyectos.
- Promover el uso de la evidencia en la planificación institucional.
- Comunicar resultados institucionales a las instancias correspondientes.
La Dirección recibirá información resumida y analizada, centrada en resultados, riesgos, decisiones pendientes y acciones de mejora.
Directores/Coordinaciones de programas y proyectos
Las coordinaciones son responsables directas de la aplicación de MERA en sus proyectos. Les corresponde:
- Asegurar que cada proyecto cuente con plan operativo, marco lógico y plan de monitoreo.
- Definir responsabilidades y fechas de reporte.
- Revisar mensualmente el avance de actividades y productos.
- Validar datos, evidencias y reportes antes de su envío.
- Analizar resultados, variaciones, riesgos y retroalimentación.
- Definir y supervisar acciones correctivas.
- Dar seguimiento a recomendaciones y acuerdos.
- Escalar oportunamente alertas que requieran decisiones superiores.
- Comunicar resultados a equipos, participantes, socios y cooperantes.
La coordinación no deberá aprobar información sin verificar su consistencia con las bases de datos y medios de verificación.
Equipos técnicos y oficinas regionales
Los equipos técnicos y las oficinas regionales son responsables de generar la información en su origen. Sus funciones incluyen:
- Registrar actividades, participantes, productos y resultados.
- Recopilar la información mediante los instrumentos aprobados.
- Organizar y archivar los medios de verificación.
- Actualizar el plan operativo y los registros de seguimiento.
- Realizar una primera revisión de integridad y consistencia.
- Reportar retrasos, riesgos, errores o resultados no previstos.
- Participar en reuniones de análisis y aprendizaje.
- Aplicar las acciones correctivas acordadas.
- Informar a participantes y recibir su retroalimentación.
La información deberá registrarse inmediatamente después de la actividad o dentro del plazo establecido para cada instrumento.
Administración y Finanzas
Administración y Finanzas contribuirá al sistema MERA mediante:
- Proporcionar información financiera oportuna y confiable.
- Relacionar la ejecución presupuestaria con el avance operativo.
- Verificar la documentación administrativa y financiera correspondiente.
- Informar sobre variaciones, retrasos o riesgos presupuestarios.
- Participar en el análisis de eficiencia de los proyectos.
- Apoyar la planificación de recursos para evaluaciones y acciones de mejora.
- Proteger y conservar los registros bajo su responsabilidad.
La información programática y financiera deberá revisarse conjuntamente cuando existan diferencias entre el avance de actividades y el uso de los recursos.
Instancia o persona responsable de coordinar MERA
ICADE designará una instancia o persona responsable de facilitar y coordinar el sistema MERA. Sus funciones serán:
- Orientar la aplicación de la guía y sus herramientas.
- Mantener formatos, definiciones y procedimientos comunes.
- Elaborar y dar seguimiento al calendario institucional de reportes.
- Brindar asistencia técnica a programas y oficinas regionales.
- Realizar controles de calidad y consistencia.
- Consolidar la información de los proyectos.
- Preparar análisis institucionales, alertas y tableros de seguimiento.
- Coordinar revisiones internas y apoyar evaluaciones.
- Administrar el repositorio institucional MERA.
- Promover espacios de reflexión, aprendizaje e intercambio.
- Dar seguimiento a recomendaciones y acciones institucionales.
Esta función no sustituye la responsabilidad de las coordinaciones. Cada coordinación continúa siendo responsable de la calidad, validación y uso de la información de su proyecto.
Titulares de derechos, participantes, socios y cooperantes
Titulares de derechos y participantes
Su participación podrá incluir:
- Proporcionar información de manera voluntaria e informada.
- Expresar necesidades, opiniones, sugerencias o quejas.
- Validar hallazgos y resultados cuando corresponda.
- Participar en espacios de consulta, evaluación y aprendizaje.
- Recibir información sobre avances, cambios y resultados.
Socios y aliados
Deberán:
- Cumplir las responsabilidades de recopilación y reporte acordadas.
- Utilizar los formatos y definiciones establecidos.
- Entregar información y evidencias dentro de los plazos.
- Participar en revisiones, análisis y acciones correctivas.
- Proteger la información a la que tengan acceso.
Cooperantes
Podrán:
- Establecer requerimientos contractuales de seguimiento y evaluación.
- Revisar informes y evidencias.
- Participar en reuniones, visitas y evaluaciones.
- Formular recomendaciones.
- Recibir información sobre avances, riesgos y resultados.
Los requerimientos externos deberán integrarse, en lo posible, con las herramientas institucionales para evitar sistemas paralelos y duplicidad de registros.
Matriz de Responsabilidades
| Proceso | Responsabilidad principal | Revisión o apoyo | Validación o decisión | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Generar y registrar información | Equipos técnicos y oficinas regionales | Coordinación del proyecto | — | |||
| Organizar medios de verificación | Persona responsable de la actividad | Coordinación del proyecto | — | |||
| Revisar calidad y consistencia | Coordinación del proyecto | Responsable de MERA | Coordinación del proyecto | |||
| Validar datos y reportes | Coordinación del proyecto | Administración y Finanzas, cuando corresponda | Dirección, en informes institucionales o estratégicos | |||
| Consolidar información | Responsable de MERA | Coordinaciones | — | |||
| Analizar resultados y alertas | Coordinaciones y responsable de MERA | Equipos técnicos y Administración | Dirección, cuando se requieran decisiones estratégicas | |||
| Tomar decisiones operativas | Coordinación del proyecto | Equipos involucrados | — | |||
| Tomar decisiones estratégicas | Dirección Ejecutiva | Coordinaciones y responsable de MERA | Dirección Ejecutiva | |||
| Comunicar resultados | Coordinación o Dirección, según la audiencia | Responsable de MERA y comunicaciones | Dirección Ejecutiva | |||
| Generar y registrar información | Responsabilidad principal | Revisión o apoyo | Autoridad correspondiente |
Las responsabilidades específicas deberán confirmarse al inicio de cada proyecto y registrarse en el plan operativo y el plan de monitoreo. (Se adjunta matriz en el Anexo 23 Matriz de roles y responsabilidades.
Flujo institucional de información
El flujo institucional seguirá la siguiente secuencia:
Flujo operativo
Periodicidad básica
| Proceso | Frecuencia |
|---|---|
| Registro de actividades y evidencias | Inmediatamente después de la actividad |
| Actualización del plan operativo | Continua |
| Revisión y validación del avance | Mensual |
| Consolidación por programa | Mensual o trimestral |
| Análisis institucional | Trimestral |
| Comunicación de resultados | Según audiencia y compromisos |
| Seguimiento a acuerdos | En cada reunión de revisión |
| Necesidad de conocer efectos de largo plazo | Evaluación posterior o de impacto, cuando sea viable. |
La información deberá circular por los canales institucionales establecidos. Los archivos individuales o enviados por correo no sustituirán el registro en el repositorio oficial. Se adjunta matriz en el Anexo 24 Flujo institucional de información
Comunicación y escalamiento de alertas
Una alerta es una situación que puede afectar el cumplimiento, la calidad, los recursos, la seguridad o los resultados de un proyecto.
La persona que detecte una alerta deberá registrarla e informar a la instancia correspondiente, sin esperar al siguiente reporte cuando la situación requiera atención inmediata. Toda alerta deberá indicar:
- Situación detectada.
- Fecha y proyecto relacionado.
- Posible efecto.
- Acción inmediata realizada.
- Decisión requerida.
- Persona responsable.
- Plazo de seguimiento.
Niveles de alerta
| Nivel | Ejemplos | Tratamiento | ||
|---|---|---|---|---|
| Operativa | Retraso menor, registro incompleto o dificultad que puede resolver el equipo. | Informar a la coordinación y definir una acción correctiva. | ||
| Significativa | Retraso que afecta un producto, desviación presupuestaria, incumplimiento recurrente o riesgo creciente. | Comunicar a la coordinación y al responsable de MERA para análisis y seguimiento. | ||
| Crítica | Riesgo para los resultados, recursos, reputación, seguridad, protección de datos o cumplimiento contractual. | Informar inmediatamente a la Dirección y aplicar el procedimiento institucional correspondiente. | ||
| Sensible | Posible fraude, corrupción, acoso, discriminación, salvaguarda o vulneración de derechos. | Remitir de inmediato y de forma confidencial a la instancia autorizada. |
Regla Institucional MERALa persona que recibe la alerta deberá confirmar su recepción, determinar la acción correspondiente y comunicar el resultado a quienes necesiten conocerlo, respetando la confidencialidad.
Productos mínimos del capítulo
ICADE deberá disponer de:
- Matriz institucional de responsabilidades.
- Responsables MERA definidos por proyecto.
- Calendario de generación, revisión y reporte.
- Flujo institucional de información.
- Registro de alertas y acciones correctivas.
- Directorio de personas responsables del escalamiento.
- Procedimiento de validación y comunicación de resultados.
La aplicación de estos elementos permitirá que la información llegue de manera oportuna desde los proyectos y oficinas regionales hasta las instancias responsables de analizarla, decidir y comunicar los resultados.
Esquema RACI de Responsabilidades
Ejecución y Generación
Quien elabora, recopila y produce directamente la información y los entregables MERA.
Validación y Decisión
Quien rinde cuentas finales por la calidad y aprueba los informes y decisiones operativas.
Aporte Técnico Bilateral
Quien provee insumos, criterios especializados y retroalimentación previa a la decisión.
Comunicación y Seguimiento
Quien recibe reportes consolidados y actualizaciones sobre el avance y acuerdos adoptados.