El ciclo MERA de ICADE

El monitoreo permite conocer de manera continua cómo avanza un proyecto, comparar lo programado con lo ejecutado, verificar los productos obtenidos e identificar oportunamente retrasos, riesgos y necesidades de ajuste.

En ICADE, el monitoreo se organizará a partir de dos instrumentos complementarios:

• El plan operativo del proyecto, utilizado para dar seguimiento mensual a las actividades, productos, responsables, fechas y medios de verificación.
• El plan de monitoreo, utilizado para definir y medir los indicadores de productos y resultados, incluyendo líneas base, metas, métodos, fuentes, frecuencia y responsables.

¿Qué es el monitoreo y para qué sirve?

El monitoreo es la recopilación, revisión y análisis sistemático de información sobre la ejecución y los resultados de un proyecto. Su propósito es determinar si el proyecto avanza según lo planificado y generar evidencia para tomar decisiones oportunas.

El monitoreo permite:

• Verificar el cumplimiento de actividades y productos.
• Medir el avance de los indicadores.
• Comparar los resultados alcanzados con las metas.
• Analizar cobertura, participación y calidad de los servicios.
• Identificar retrasos, brechas, riesgos y resultados no previstos.
• Dar seguimiento a acciones correctivas y utilizando evidencia institucional formular compromisos.
• Preparar reportes internos y externos.
• Proporcionar información para la evaluación, la rendición de cuentas y el aprendizaje.

El monitoreo no debe limitarse al llenado de formatos. Su utilidad depende de que la información sea revisada, analizada y utilizada para orientar la gestión del proyecto.

¿Qué se monitorea?

El monitoreo deberá considerar los diferentes niveles y aspectos del proyecto:

El seguimiento no deberá limitarse a contar talleres, visitas o personas atendidas. También deberá valorar la calidad de los productos y determinar si estos contribuyen a los resultados esperados.

El plan operativo como base del monitoreo mensual

El plan operativo del proyecto será el principal instrumento para monitorear mensualmente la ejecución de actividades y productos.

Deberá elaborarse antes de iniciar la ejecución y contener, como mínimo:

• Resultado o producto al que contribuye cada actividad.
• Actividades y tareas programadas.
• Metas del período.
• Fechas de inicio y finalización.
• Persona o área responsable.
• Recursos requeridos.
• Medios de verificación.
• Observaciones o dependencias relevantes.

Se adjunta matriz en el Anexo 8 Formato del Plan Operativo Anual (POA)

Seguimiento mensual

Cada proyecto realizará una revisión formal de su plan operativo al cierre de cada mes. Esta revisión permitirá comparar lo programado con lo ejecutado y responder:

El seguimiento mensual deberá incluir los siguientes pasos:

• Revisar las actividades y productos programados para el período.
• Registrar el avance alcanzado.
• Clasificar el estado de cada actividad.
• Confirmar la existencia y calidad de los medios de verificación.
• Analizar las causas de los retrasos o incumplimientos.
• Definir acciones correctivas, responsables y plazos.
• Validar la información con la coordinación del proyecto.
• Archivar la matriz actualizada y las evidencias en el repositorio institucional.

Clasificación del avance de las actividades

La reprogramación deberá registrar la causa, la nueva fecha y la persona responsable. No deberá utilizarse únicamente para modificar el cronograma sin analizar las razones del retraso.

Matriz mensual de seguimiento operativo

La matriz deberá mantenerse en el sistema institucional de seguimiento en Excel. En el cuerpo de los reportes solo se presentará una síntesis de los avances, alertas y decisiones principales. Se adjunta matriz en el Anexo 9 Matriz mensual de seguimiento del plan operativo

Verificación de las actividades

Cada actividad deberá tener sus medios de verificación definidos desde la elaboración del plan operativo. Estos

podrán incluir:

• Actas o ayudas memoria.
• Listas de asistencia.
• Informes de actividades o visitas.
• Registros de atención o prestación de servicios.
• Productos técnicos elaborados.
• Formularios o bases de datos.
• Constancias o documentos de entrega.
• Fotografías autorizadas y debidamente identificadas.
• Correos o documentos de aprobación.
• Registros administrativos o financieros, cuando corresponda.

Los medios de verificación deberán ser pertinentes, completos, legibles, fechados e identificables. También deberán mostrar relación directa con la actividad o producto reportado.

Regla Institucional MERA

Regla de verificación: una actividad solo podrá clasificarse como cumplida cuando haya finalizado y cuente con los medios de verificación establecidos.

La ausencia de evidencia deberá registrarse como una observación y resolverse antes de validar el reporte mensual.

Seguimiento de productos

La realización de una actividad no demuestra automáticamente que el producto previsto haya sido alcanzado. Los productos deberán verificarse considerando:

• Cantidad programada y alcanzada.
• Criterios técnicos y de calidad.
• Fecha de entrega.
• Cobertura prevista.
• Aceptación o validación correspondiente.
• Evidencias de su finalización.

Por ejemplo, realizar una capacitación no es suficiente para confirmar el producto “personas capacitadas”. También deberá verificarse la asistencia, el cumplimiento del proceso formativo y, cuando corresponda, los conocimientos o competencias adquiridas.

Dimensiones de Monitoreo y Análisis

ICADE utilizará cinco dimensiones para ordenar el análisis de la información:

Los niveles de la cadena de resultados indican qué se está midiendo; las dimensiones permiten analizar esa información desde diferentes perspectivas.

Matriz de indicadores y plan de monitoreo

El plan operativo y el plan de monitoreo son instrumentos relacionados, pero cumplen funciones diferentes:

El plan de monitoreo se derivará del marco lógico y contendrá:

• Resultado o producto: Declaración que será monitoreada.
• Indicador: Medida utilizada para valorar el avance.
• Definición y fórmula: Criterios precisos para calcular o interpretar el indicador.
• Línea base: Valor inicial.
• Meta: Valor esperado y período.
• Desagregaciones: Variables que deberán analizarse cuando sean pertinentes.
• Método y fuente: Forma de recopilación y origen de los datos.
• Frecuencia: Momento o periodicidad de medición.
• Responsables: Personas que recopilan, revisan y validan.
• Uso previsto: Reporte, decisión, evaluación o rendición de cuentas.

Se adjunta matriz en el Anexo 10 Plan de Monitoreo.

La matriz de seguimiento de indicadores registrará periódicamente los resultados alcanzados:

El monitoreo del plan operativo permitirá saber si el proyecto está ejecutando lo programado; el plan de monitoreo permitirá conocer si esa ejecución está contribuyendo a los resultados esperados. Se adjunta matriz en el Anexo 11 Plan Matriz de seguimiento de indicadores

Fuentes y herramientas de recopilación

Las fuentes y herramientas deberán seleccionarse según el indicador, la disponibilidad de información y las condiciones del proyecto.

Fuentes habituales

• Registros de actividades y participantes. Se adjunta matriz en el Anexo 12.
• Informes de visitas técnicas. Se adjunta matriz en el Anexo 13.
• Expedientes administrativos o financieros.
• Registros de servicios, auditorías o certificaciones.
• Encuestas y cuestionarios.
• Entrevistas y grupos de consulta.
• Observación directa.
• Bases de datos institucionales.
• Información de socios o instituciones públicas.

Herramientas principales

Antes de crear un instrumento nuevo, deberá verificarse si el dato ya existe. Las herramientas deberán probarse antes de su aplicación general y recopilar únicamente la información necesaria.

Frecuencia de seguimiento

La frecuencia dependerá del tipo de información y del momento en que será utilizada.

La revisión mensual del plan operativo será obligatoria para todos los proyectos y deberá realizarse antes de preparar el reporte mensual.

Elaboración y revisión y envío de reportes

Los reportes deberán transformar los datos en información útil para la gestión. No deberán limitarse a enumerar actividades.

Reporte mensual de seguimiento operativo

Cada proyecto elaborará un reporte mensual breve, basado en el plan operativo, que incluya:

• Actividades programadas y estado de cumplimiento.
• Productos previstos y alcanzados.
• Principales medios de verificación.
• Actividades atrasadas o no cumplidas.
• Causas de las variaciones.
• Riesgos o dificultades emergentes.
• Acciones correctivas, responsables y fechas.
• Decisiones que requieren apoyo de la coordinación o Dirección.

Reportes de resultados

Con la frecuencia establecida en el plan de monitoreo, se presentarán:

• Avance de indicadores.
• Comparación entre metas y resultados.
• Análisis de cobertura y calidad.
• Tendencias y diferencias entre grupos o territorios.
• Resultados no previstos.
• Aprendizajes y recomendaciones.

Flujo de Revisión

Cada reporte deberá identificar quién lo prepara, revisa, valida y autoriza. La versión final deberá almacenarse en el repositorio institucional.

Calidad y validación de los datos

La calidad será revisada durante todo el proceso de monitoreo. Los datos deberán cumplir los siguientes criterios:

Los controles mínimos incluirán:

• Definiciones e instrumentos estandarizados.
• Revisión de campos incompletos.
• Identificación de duplicados y valores fuera de rango.
• Comparación con los medios de verificación.
• Verificación de fórmulas y cálculos.
• Explicación de variaciones importantes.
• Registro de correcciones realizadas.
• Validación por la coordinación correspondiente.

ICADE aplicará revisiones de calidad a indicadores priorizados, considerando su relevancia, sensibilidad y nivel de riesgo. Se adjunta matriz Anexo 14 Lista de verificación de calidad de datos.

Resguardo y protección de la información

La información deberá protegerse contra pérdida, alteración, acceso no autorizado o divulgación indebida.

Las reglas básicas serán:

• Recopilar únicamente los datos necesarios.
• Informar a las personas sobre su finalidad.
• Solicitar consentimiento cuando corresponda.
• Proteger los datos personales y sensibles.
• Asignar permisos según las responsabilidades.
• Utilizar medios institucionales autorizados.
• Realizar copias de respaldo.
• Evitar almacenar la única copia en equipos o correos personales.
• Definir períodos de conservación y eliminación.
• Reportar de inmediato cualquier incidente de seguridad.

Organización del repositorio institucional

Cada proyecto deberá contar con una estructura común de almacenamiento:

1. Diseño

2. Plan Operativo

Plan aprobado

Seguimiento mensual

Acciones correctivas

3. Plan de Monitoreo

4. Instrumentos de Recolección de Datos

5. Bases de Datos

6. Evidencias

Actividades

Productos

7. Reportes

8. Evaluaciones

9. Retroalimentación

10. Documentos de Aprendizaje

Los archivos deberán nombrarse de manera uniforme:

Proyecto_Actividad_TipoDeDocumento_Período_Versión_Fecha

Las bases originales no deberán modificarse directamente y las versiones finales deberán estar claramente identificadas.

Consolidación, análisis y alertas

La información de los proyectos se consolidará utilizando definiciones y herramientas comunes. El análisis incluirá:

• Cumplimiento del plan operativo.
• Avance frente a las metas.
• Variaciones respecto de períodos anteriores.
• Diferencias entre territorios o grupos.
• Relación entre ejecución programática y presupuestaria.
• Calidad y satisfacción.
• Riesgos y acciones correctivas.
• Resultados no previstos.

Clasificación de alertas

Atención / Alerta

Los criterios numéricos de las alertas deberán definirse según el tipo de proyecto e indicador.

Uso de la información para decisiones operativas

El monitoreo se completa cuando la información genera una decisión o acción. Las decisiones pueden incluir:

• Reprogramar actividades con justificación.
• Ajustar metodologías.
• Redistribuir recursos.
• Fortalecer el acompañamiento técnico.
• Corregir instrumentos o registros.
• Revisar metas poco realistas.
• Atender riesgos emergentes.
• Ampliar prácticas que estén produciendo buenos resultados.

Las decisiones se registrarán de la siguiente manera:

Regla Institucional MERA

Regla de gestión: todo hallazgo relevante deberá conducir a una acción, una decisión o una explicación documentada de por qué no es necesario actuar.

Productos mínimos del monitoreo

Cada proyecto deberá contar, según su complejidad, con:

Esta estructura deja definido que el plan operativo es la base del seguimiento mensual de la ejecución, mientras que el plan de monitoreo permite medir los productos y resultados del proyecto. Ambos instrumentos deberán estar vinculados y utilizarse de manera complementaria. Se adjunta matriz en el Anexo 15 Calendario de seguimiento y reportes

La evaluación permite analizar de manera sistemática el diseño, la implementación y los resultados de un proyecto para determinar qué se logró, cómo ocurrió, qué factores influyeron y qué decisiones deben adoptarse.

El diagnóstico institucional identificó que la evaluación es una de las áreas que requieren mayor fortalecimiento en ICADE. Esta dimensión obtuvo 3.51 sobre 5 y actualmente depende principalmente de requerimientos de cooperantes, auditorías, certificadoras y misiones externas. También se observó que no existe todavía una práctica institucional periódica de revisión técnica de resultados ni un mecanismo uniforme para dar seguimiento a las recomendaciones.

Para responder a esta necesidad, ICADE desarrollará dos mecanismos complementarios:

• Revisiones internas de resultados, sencillas y periódicas, realizadas por los equipos para analizar el desempeño y acordar mejoras.
• Evaluaciones formales, internas o externas, aplicadas cuando la importancia, complejidad, duración o requerimientos del proyecto lo justifiquen.

Diferencia entre Monitoreo y Evaluación

El monitoreo y la evaluación utilizan información relacionada, pero cumplen funciones diferentes.

En términos prácticos:

• El monitoreo responde: ¿qué está ocurriendo y cómo avanzamos?
• La evaluación responde: ¿qué logramos, por qué ocurrió y qué debemos mejorar?

Una evaluación no debe limitarse a resumir datos de seguimiento. Debe interpretar la evidencia, contrastar distintas fuentes y emitir una valoración fundamentada sobre el desempeño y los resultados del proyecto. La OCDE define la evaluación como un análisis sistemático y objetivo del diseño, implementación o resultados de una actividad, proyecto o programa (OECD).

La evaluación tampoco es equivalente a una auditoría. La auditoría se concentra principalmente en el cumplimiento de normas, controles y procedimientos; la evaluación analiza el valor, desempeño, resultados y aprendizajes del proyecto.

¿Cuándo y para qué evaluar?

No todos los proyectos necesitan una evaluación formal con el mismo alcance. La decisión debe ser proporcional a su importancia, duración, presupuesto, nivel de riesgo, innovación y necesidades de información.

• Una evaluación puede realizarse para:
• Valorar si el proyecto continúa siendo pertinente.
• Determinar si se alcanzaron los resultados esperados.
• Comprender los factores que facilitaron o limitaron el desempeño.
• Analizar el uso de los recursos y el cumplimiento de los plazos.
• Identificar efectos previstos y no previstos.
• Determinar si los beneficios tienen posibilidades de continuar.
• Orientar una nueva fase, ampliación, réplica o cierre.
• Cumplir compromisos contractuales.
• Rendir cuentas ante participantes, socios, Dirección y cooperantes.
• Generar aprendizajes aplicables a otros proyectos.

Situaciones que pueden justificar una evaluación

ICADE elaborará una agenda anual de evaluaciones y revisiones internas, priorizando los proyectos estratégicos, los requerimientos contractuales, los principales riesgos y las decisiones que necesiten evidencia.

Tipos de evaluación

Tipos de evaluación pueden diferenciarse según el momento y el propósito.

No todos los proyectos requerirán una evaluación de impacto. Este tipo de evaluación deberá reservarse para proyectos estratégicos en los que la pregunta sobre causalidad sea relevante, exista información suficiente y los recursos disponibles permitan aplicar un diseño técnicamente adecuado.

También pueden realizarse evaluaciones temáticas, institucionales o de varios proyectos cuando se necesite analizar un asunto común, como calidad de los servicios, sostenibilidad, digitalización o participación.

Criterios y preguntas de evaluación

Los criterios permiten valorar el mérito o desempeño de un proyecto desde diferentes perspectivas. ICADE utilizará como referencia los seis criterios de evaluación de la OCDE: pertinencia, coherencia, eficacia, eficiencia, impacto y sostenibilidad. Estos criterios deben seleccionarse según el propósito, el contexto y las necesidades de las personas usuarias de la evaluación; no es necesario aplicarlos todos de manera automática (OECD).

Preguntas complementarias

Según la naturaleza del proyecto, también podrán incorporarse preguntas como:

• ¿Qué grupos participaron y cuáles enfrentaron mayores barreras?
• ¿Los servicios tuvieron la calidad esperada?
• ¿Qué resultados no previstos se produjeron?
• ¿Qué factores del contexto influyeron?
• ¿Qué estrategias funcionaron mejor y por qué?
• ¿Qué aspectos deberían mantenerse, modificarse o eliminarse?
• ¿Qué aprendizajes pueden aplicarse a otros proyectos?
• ¿Cómo perciben los resultados las personas participantes y otras partes interesadas?

Las preguntas deberán ser pocas, claras, evaluables y vinculadas con decisiones concretas. Se adjunta matriz en el Anexo 16 Matriz de preguntas de evaluación.

Planificación básica de una evaluación

Toda evaluación deberá comenzar con una planificación clara. Para evaluaciones formales se elaborarán términos de referencia, mientras que las revisiones internas podrán utilizar una ficha simplificada. Se adjunta matriz en el Anexo 17 Ficha para planificar una evaluación

Contenido mínimo

La planificación deberá asegurar que la evaluación sea útil, viable, ética, transparente y suficientemente independiente. También deberá proteger la confidencialidad, obtener el consentimiento cuando corresponda e identificar posibles conflictos de interés. Los estándares internacionales destacan la importancia de definir el propósito, los usuarios, la metodología, las responsabilidades, la calidad y el uso esperado desde el inicio (IFRC).

Selección de métodos

La evaluación utilizará una combinación proporcional de fuentes cuantitativas y cualitativas, por ejemplo:

• Plan operativo, marco lógico y plan de monitoreo.
• Bases de datos e indicadores.
• Informes técnicos y financieros.
• Entrevistas con equipos y actores clave.
• Encuestas a participantes o clientes.
• Grupos focales.
• Visitas y observación.
• Retroalimentación de áreas de mejora o sugerencias.
• Estudios de caso.

Los hallazgos deberán contrastarse mediante diferentes fuentes cuando sea posible. La evaluación también deberá reconocer las limitaciones de los datos y evitar conclusiones que no estén suficientemente respaldadas.

Revisión interna de resultados

La revisión interna de resultados será el principal mecanismo para reducir la dependencia exclusiva de evaluaciones solicitadas por cooperantes. Es un ejercicio periódico y práctico que utiliza la información disponible para analizar el desempeño, explicar variaciones y acordar acciones de mejora. Esta medida responde directamente a la necesidad identificada en el diagnóstico de establecer un procedimiento ligero de evaluación interna. Cada proyecto realizará una revisión interna:

• Al menos una vez por semestre, cuando su duración lo permita.
• Al cierre de una fase o período operativo.
• Cuando exista un retraso o riesgo significativo.
• Antes de formular una nueva fase o ampliación.

La revisión interna no sustituye una evaluación formal cuando esta sea requerida, pero permite fortalecer el análisis y el aprendizaje durante la ejecución.

Producto esperado

La revisión interna debe centrarse en comprender y mejorar, no únicamente en demostrar cumplimiento. La revisión generará un informe breve o acta que incluya:

• Principales hallazgos.
• Resultados y variaciones.
• Factores que facilitaron o limitaron el desempeño.
• Recomendaciones.
• Acciones de mejora.
• Responsables y plazos.

Evaluaciones externas

Las evaluaciones externas son realizadas por personas o equipos que no tienen responsabilidad directa en la ejecución del proyecto. Aportan mayor independencia, conocimientos especializados y una perspectiva distinta.

Podrán utilizarse cuando:

• Lo requiera un cooperante o contrato.
• El proyecto tenga alta importancia estratégica.
• Se necesite una valoración independiente.
• Existan temas sensibles o posibles conflictos de interés.
• Se requieran conocimientos técnicos especializados.
• Se analice un proyecto complejo, innovador o de gran alcance.
• Se necesite valorar efectos de largo plazo.

Aunque la evaluación sea externa, ICADE deberá mantener la responsabilidad sobre su calidad y utilidad. Esto incluye:

• Elaborar o aprobar los términos de referencia.
• Seleccionar personas evaluadoras sin conflictos de interés.
• Facilitar el acceso a información y actores.
• Revisar la metodología propuesta.
• Verificar la calidad y consistencia del informe.
• Corregir errores factuales sin alterar los juicios independientes.
• Preparar una respuesta institucional.
• Comunicar y utilizar los resultados.

La independencia no significa ausencia de participación. Los equipos, participantes y otras partes interesadas deben ser consultados, pero no podrán modificar hallazgos o conclusiones únicamente porque resulten desfavorables. El marco actualizado de la IFRC destaca que las evaluaciones deben diseñarse, gestionarse y utilizarse con criterios claros de calidad, participación, independencia y utilidad (IFRC).

Las evaluaciones externas solicitadas por cooperantes deberán incorporarse a la agenda institucional y sus recomendaciones se registrarán en el mismo sistema de seguimiento utilizado por ICADE.

Hallazgos, conclusiones y recomendaciones

El informe deberá diferenciar con claridad los hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones.

Hallazgo: el 70 % de las unidades económicas completó la formación, pero solo el 38 % recibió todas las visitas técnicas previstas.

Conclusión: la cobertura de formación fue adecuada, pero las limitaciones en el acompañamiento posterior redujeron las oportunidades de aplicación práctica.

Recomendación: la coordinación del proyecto deberá reorganizar el calendario y priorizar visitas a las unidades con menor nivel de aplicación durante el próximo trimestre.

Criterios de calidad

Los hallazgos deberán:

• Estar vinculados con las preguntas de evaluación.
• Basarse en evidencia verificable.
• Contrastar diferentes fuentes cuando sea posible.
• Mostrar diferencias entre grupos o territorios cuando sean pertinentes.
• Reconocer limitaciones e información faltante.
• Las recomendaciones deberán ser:
• Claras y específicas.
• Viables con las capacidades y recursos disponibles.
• Priorizadas según su importancia.
• Dirigidas a una persona o área responsable.
• Vinculadas con un hallazgo y una conclusión.
• Acompañadas de un plazo razonable.

No se recomienda formular una lista extensa de recomendaciones generales. Es preferible identificar pocas acciones prioritarias que puedan aplicarse y recibir seguimiento.

Seguimiento y cierre de recomendaciones

Una evaluación solo produce valor cuando sus recomendaciones se analizan y se convierten, cuando corresponda, en decisiones y acciones.

Después de aprobar el informe, la coordinación responsable elaborará una respuesta institucional o gerencial, indicando para cada recomendación si:

• Se acepta.
• Se acepta parcialmente.
• No se acepta, explicando la razón.

Las recomendaciones aceptadas deberán trasladarse a una matriz de seguimiento.

Estados de seguimiento

El seguimiento deberá realizarse trimestralmente, o con la frecuencia definida según la importancia y el plazo de la recomendación. Las recomendaciones críticas deberán revisarse con mayor frecuencia.

Una recomendación solo podrá cerrarse cuando:

• La acción acordada se haya completado.
• Exista evidencia de cumplimiento.
• La coordinación responsable haya validado el resultado.
• Se hayan documentado las decisiones o aprendizajes derivados.

Las recomendaciones de evaluaciones, auditorías, certificaciones y misiones de cooperantes deberán integrarse, cuando sea pertinente, en una sola matriz institucional para evitar seguimientos dispersos.

Regla Institucional MERA

Regla de gestión: ninguna evaluación se considerará concluida únicamente con la entrega del informe; deberá existir una respuesta institucional y seguimiento documentado a sus recomendaciones.

Productos mínimos de evaluación

Según el tipo y alcance del ejercicio, ICADE deberá contar con:

• Agenda anual de evaluaciones y revisiones.
• Ficha o términos de referencia.
• Matriz de preguntas y criterios.
• Plan metodológico.
• Informe de revisión interna o evaluación.
• Presentación o devolución de resultados.
• Respuesta institucional.
• Matriz de seguimiento a recomendaciones. Se adjunta matriz en el anexo 18.
• Evidencias de cumplimiento y cierre.
• Archivo organizado en el repositorio institucional.

La rendición de cuentas es la responsabilidad de ICADE de informar, escuchar y responder ante las personas, actores clave e instituciones relacionadas con sus proyectos. No se limita a presentar informes a los cooperantes; también implica comunicar de manera clara a titulares de derechos, socios y autoridades qué se hará, qué se logró, qué dificultades se enfrentaron y cómo se utilizaron los recursos.

El diagnóstico institucional muestra que ICADE cuenta con una práctica sólida de rendición de cuentas hacia cooperantes, mediante informes, evidencias y visitas de seguimiento. Sin embargo, la retroalimentación hacia titulares de derechos depende principalmente de la comunicación directa con el personal de campo y todavía no dispone de mecanismos institucionales suficientemente formales, accesibles y documentados.

La cercanía de los equipos con las comunidades constituye una fortaleza que debe conservarse y complementarse con canales que permitan registrar, responder y dar seguimiento a consultas, sugerencias y áreas de mejora manifestadas.

¿Qué significa rendir cuentas?

Rendir cuentas significa asumir responsabilidad por las decisiones, acciones, recursos y resultados de los proyectos. Para ICADE comprende tres funciones relacionadas:

Una rendición de cuentas adecuada implica:

• Comunicar tanto los avances como las dificultades.
• Explicar los criterios para seleccionar participantes o territorios.
• Informar sobre los servicios, responsabilidades y límites del proyecto.
• Crear espacios para realizar preguntas y presentar observaciones.
• Proporcionar canales seguros para sugerencias.
• Responder de manera respetuosa y dentro de plazos establecidos.
• Utilizar la retroalimentación para mejorar los proyectos.
• Proteger a las personas frente a represalias o divulgación indebida de información.

Partes interesadas y necesidades de información

Cada proyecto deberá identificar sus principales partes interesadas y determinar qué información necesitan, cómo debe comunicarse y con qué frecuencia.

La información deberá adaptarse al nivel de conocimiento, idioma, contexto, acceso tecnológico y características de cada audiencia. No todas las partes interesadas requieren el mismo nivel de detalle.

Cada proyecto podrá utilizar una matriz sencilla:

Rendición de cuentas hacia cooperantes y socios

La rendición de cuentas hacia cooperantes y socios deberá realizarse conforme a los convenios, contratos y compromisos establecidos.

Comprenderá, según corresponda:

• Informes técnicos y financieros.
• Resultados de indicadores.
• Comparación entre metas y valores alcanzados.
• Análisis de variaciones.
• Evidencias verificables.
• Avance del plan operativo.
• Riesgos y acciones correctivas.
• Cambios o ajustes realizados.
• Resultados no previstos.
• Evaluaciones y aprendizajes.
• Reuniones y visitas de seguimiento.

Los informes deberán ser consistentes con las bases de datos, medios de verificación y registros financieros. Las dificultades o retrasos relevantes deberán comunicarse oportunamente, acompañados de sus causas y medidas de respuesta.

Regla Institucional MERA

Regla de transparencia: ICADE comunicará tanto los logros como las limitaciones, evitando presentar avances que no puedan respaldarse mediante evidencia.

Cuando un proyecto se ejecute con socios, deberán definirse desde el inicio:

Rendición de cuentas hacia titulares de derechos y otros participantes

La rendición de cuentas hacia titulares de derechos y participantes deberá comenzar desde el inicio del proyecto y continuar durante su ejecución y cierre.

Como mínimo, deberá comunicarse:

• Quién es ICADE y cuál es su función.
• Objetivo y duración del proyecto.
• Actividades, servicios y resultados esperados.
• Criterios y procedimientos de participación.
• Responsabilidades de ICADE, los socios y participantes.
• Servicios que son gratuitos y posibles costos autorizados, cuando existan.
• Cambios relevantes en las actividades o cronogramas.
• Resultados alcanzados y principales dificultades.
• Canales para consultas, sugerencias y quejas.
• Forma en que será protegida la información personal.
• Procedimiento general de respuesta.

La información deberá evitar crear expectativas que el proyecto no pueda cumplir. Las personas deben conocer claramente el alcance y las limitaciones del apoyo ofrecido.

Al cierre de una actividad, fase o proyecto, ICADE deberá comunicar los resultados principales, los cambios realizados a partir de la retroalimentación y las acciones que continuarán o finalizarán.

Información y participación

La información es una condición para la participación. Las personas podrán opinar o tomar decisiones de manera informada cuando comprendan el propósito, alcance y funcionamiento del proyecto.

Medios de información y participación

• Reuniones comunitarias.
• Asambleas o espacios de consulta.
• Reuniones con organizaciones participantes.
• Visitas del personal técnico.
• Materiales impresos o visuales.
• Mensajes telefónicos o digitales.
• Murales o carteleras informativas.
• Presentaciones de avances y resultados.
• Encuestas o consultas breves.
• Grupos de discusión.
• Validación de herramientas, planes o resultados.

La selección del medio deberá considerar:

• Acceso a teléfono, internet o transporte.
• Nivel de lectura y comprensión.
• Idioma y características culturales.
• Participación de mujeres, jóvenes, personas mayores o personas con discapacidad.
• Horarios y lugares accesibles.
• Necesidad de privacidad.
• Riesgo de exclusión o represalias.

La participación deberá incorporarse en momentos clave de los proyectos:

La participación no deberá limitarse a convocar personas a reuniones; sus opiniones deberán registrarse, analizarse y considerarse en las decisiones.

Mecanismos de retroalimentación, áreas de mejora y sugerencias

Cada proyecto deberá establecer mecanismos que permitan presentar consultas, sugerencias, reconocimientos o áreas de mejora de manera accesible, segura y confidencial.

Los canales deberán ser:

• Gratuitos o de bajo costo para la persona usuaria.
• Fáciles de comprender y utilizar.
• Adecuados al contexto rural o urbano.
• Disponibles para personas con diferentes capacidades.
• Seguros y confidenciales.
• Conocidos por participantes y personal.
• Capaces de recibir información anónima cuando sea pertinente.
• Vinculados con un procedimiento de respuesta.

La comunicación directa seguirá siendo válida, pero deberá registrarse cuando contenga una consulta, queja o sugerencia que requiera respuesta o seguimiento.

Recepción, registro y clasificación

Toda retroalimentación que requiera respuesta o acción deberá registrarse en una herramienta institucional.

Clasificación por tipo

Clasificación por prioridad

Se clasifica según la prioridad y se sugiere el siguiente tratamiento:

Información mínima de registro

No deberán recopilarse datos personales que no sean necesarios. El registro general no incluirá detalles sensibles que deban conservarse en expedientes restringidos. Se adjunta matriz en el Anexo 19.

• Código del caso.
• Fecha y canal de recepción.
• Proyecto, oficina o lugar relacionado.
• Tipo y prioridad.
• Descripción breve.
• Medio de contacto, cuando la persona decida proporcionarlo.
• Preferencia de confidencialidad o anonimato.
• Persona o área responsable.
• Fecha prevista de respuesta.
• Acciones realizadas.
• Respuesta proporcionada.
• Estado y fecha de cierre.

Regla Institucional MERA

Regla de trazabilidad: toda retroalimentación que requiera investigación, decisión o respuesta deberá contar con un código, responsable, plazo y estado de seguimiento

Respuesta, seguimiento y cierre

El procedimiento general será:

Responsabilidades básicas

El personal que recibe la retroalimentación deberá escuchar con respeto, evitar promesas y remitirla al canal correspondiente.

• La persona focal registrará, clasificará y asignará el caso.
• La coordinación del proyecto verificará la respuesta a asuntos operativos.
• Los casos sensibles serán remitidos inmediatamente a la Dirección ejecutiva. Si son programáticas al equipo de programas
• La persona que presentó la retroalimentación será informada sobre el avance, cuando haya proporcionado un medio de contacto.

Plazos orientadores

• Confirmación de recepción: dentro de los tres días hábiles siguientes.
• Respuesta regular: en un plazo máximo de 15 días hábiles.
• Casos urgentes o sensibles: remisión inmediata y atención conforme al protocolo institucional correspondiente.

Cuando no sea posible resolver dentro del plazo, se informará el estado, la razón y la nueva fecha estimada. La respuesta deberá:

• Utilizar lenguaje claro y respetuoso.
• Atender directamente la consulta o inconformidad.
• Explicar la decisión adoptada.
• Indicar las acciones realizadas o previstas.
• Evitar divulgar información de otras personas.
• Señalar opciones de revisión o seguimiento cuando correspondan.

Estado del caso y definición

Un caso podrá cerrarse cuando:

• Se haya proporcionado una respuesta.
• Las acciones acordadas se hayan realizado o exista una decisión documentada.
• Se hayan archivado las evidencias correspondientes.
• La persona responsable haya validado el cierre.
• La persona interesada haya sido informada, cuando sea posible.

El cierre no significa necesariamente que la persona esté de acuerdo con la decisión, sino que la solicitud fue analizada, respondida y documentada conforme al procedimiento.

Confidencialidad y manejo de casos sensibles

ICADE protegerá la identidad y la información de las personas que presenten retroalimentación, especialmente cuando exista riesgo de represalias, estigmatización o afectación de sus derechos.

Se aplicarán las siguientes reglas:

• La información será compartida únicamente con quienes necesiten conocerla para responder.
• Se aceptarán comunicaciones anónimas, aunque esto pueda limitar la posibilidad de ampliar información o comunicar una respuesta.
• No se prometerá confidencialidad absoluta cuando exista una obligación institucional o legal de remisión.
• Los registros sensibles tendrán acceso restringido.
• Los reportes consolidados no incluirán nombres ni datos que permitan identificar a las personas.
• Ninguna persona deberá recibir represalias por presentar de buena fe una consulta, inconformidad o sugerencia.
• El personal no investigará casos sensibles si no tiene autorización o preparación para hacerlo.
• Los casos sensibles se remitirán inmediatamente a las políticas, procedimientos o instancias competentes.

La información relacionada con salvaguarda, acoso, discriminación, fraude, corrupción, conflictos de interés o protección de datos no deberá resolverse únicamente mediante el registro general de retroalimentación. Estos asuntos requieren rutas especializadas y personal autorizado.

Uso de la retroalimentación para mejorar

La retroalimentación no deberá utilizarse solamente para resolver casos individuales. Su análisis permitirá identificar patrones, dificultades recurrentes y oportunidades de mejora.

Cada proyecto realizará mensualmente una revisión de:

• Número y tipo de consultas, sugerencias y quejas.
• Canales utilizados.
• Lugares, servicios o actividades relacionados.
• Tiempo promedio de respuesta.
• Casos pendientes o vencidos.
• Problemas recurrentes.
• Grupos que utilizan o no utilizan los mecanismos.
• Cambios realizados como resultado de la retroalimentación.

La información institucional podrá consolidarse trimestralmente, sin incluir datos personales.

La retroalimentación puede generar decisiones como:

• Ajustar horarios, lugares o metodologías.
• Mejorar la calidad de la atención.
• Aclarar criterios de participación.
• Corregir información incompleta o confusa.
• Facilitar el acceso de grupos con mayores barreras.
• Fortalecer el desempeño del personal o de los socios.
• Revisar procedimientos que generan retrasos.
• Modificar instrumentos o canales de comunicación.

Cuando se realicen cambios, deberán comunicarse a las personas participantes mediante mensajes como:

“Ustedes señalaron…” “ICADE revisó…” “Como resultado, se decidió…”

Esto permite cerrar el ciclo de retroalimentación y demostrar que la participación produce respuestas concretas.

Regla Institucional MERA

Regla de mejora: toda tendencia relevante identificada en las consultas, inconformidades o sugerencias deberá generar una acción, una decisión o una explicación documentada.

Productos mínimos de rendición de cuentas

Cada proyecto deberá contar, según su naturaleza, con:

• Matriz de partes interesadas y necesidades de información.
• Plan básico de información y participación.
• Canales de retroalimentación definidos y comunicados.
• Persona focal o responsable designado.
• Registro de consultas, sugerencias y quejas.
• Procedimiento de clasificación, remisión, respuesta y cierre.
• Ruta institucional para casos sensibles.
• Reportes periódicos de retroalimentación.
• Registro de acciones de mejora.
• Evidencias de comunicación de resultados a las partes interesadas.

El aprendizaje institucional consiste en analizar la experiencia y la evidencia generada por los proyectos para mejorar decisiones, métodos de trabajo y resultados. Se alimenta del monitoreo, las evaluaciones, la retroalimentación de las partes interesadas y la experiencia de los equipos.

El diagnóstico de ICADE ubicó el aprendizaje y la mejora continua como la dimensión con menor valoración, con 3.45 sobre 5. También confirmó que existen espacios de intercambio entre programas, pero se realizan con menor frecuencia y sus aprendizajes no siempre quedan documentados ni se convierten en prácticas institucionales.

Por ello, ICADE deberá fortalecer un proceso sencillo que conecte la evidencia con decisiones y acciones verificables:

¿Qué significa aprender institucionalmente?

ICADE aprende institucionalmente cuando los conocimientos generados por un proyecto dejan de depender únicamente de la experiencia individual y se convierten en información compartida que puede utilizarse en otros proyectos, programas u oficinas.

Esto implica:

El aprendizaje institucional no consiste únicamente en elaborar documentos. Su valor se demuestra cuando permite evitar errores recurrentes, fortalecer prácticas que funcionan y adaptar los proyectos ante cambios del contexto.

Preguntas de aprendizaje

Las preguntas de aprendizaje orientan los aspectos que un proyecto necesita comprender para mejorar su implementación, explicar sus resultados o preparar futuras decisiones.

Ejemplos

• ¿Qué estrategia está generando mejores resultados y por qué?
• ¿Qué barreras limitan la participación de determinados grupos?
• ¿Qué condiciones favorecen la aplicación de los conocimientos adquiridos?
• ¿Qué aspectos del acompañamiento técnico deben ajustarse?
• ¿Qué práctica podría replicarse en otros territorios?
• ¿Qué cambios del contexto requieren modificar el proyecto?
• ¿Qué factores explican las diferencias de resultados entre oficinas o zonas?

Las preguntas podrán definirse durante el diseño del proyecto y ajustarse cuando surjan nuevos desafíos. No deberán confundirse con los indicadores: los indicadores muestran cuánto se avanzó; las preguntas de aprendizaje ayudan a comprender cómo y por qué ocurrió.

Reuniones de reflexión y análisis

Las reuniones de reflexión son espacios breves para interpretar la información y generar aprendizajes colectivos. Se diferencian de las reuniones operativas porque no se concentran únicamente en revisar tareas pendientes, sino en comprender resultados, causas y oportunidades de mejora.

Cada proyecto realizará una reunión de reflexión:

• Al menos una vez por semestre.
• Al finalizar una fase importante.
• Después de una evaluación, pilotaje o experiencia innovadora.
• Cuando exista un resultado inesperado o una dificultad recurrente.
• Antes de diseñar una nueva fase.

La reunión deberá analizar información previamente organizada:

• Avance de resultados e indicadores.
• Logros y dificultades.
• Variaciones entre lo previsto y lo alcanzado.
• Retroalimentación de participantes y socios.
• Riesgos y cambios del contexto.
• Resultados no previstos.
• Recomendaciones anteriores.
• Preguntas de aprendizaje del proyecto.

Preguntas orientadoras

• ¿Qué ocurrió?
• ¿Qué funcionó y qué no funcionó?
• ¿Por qué ocurrió de esa manera?
• ¿Qué aprendimos?
• ¿Qué debemos mantener, modificar o dejar de hacer?
• ¿Quién realizará el ajuste y en qué plazo?
• La reunión deberá generar acuerdos concretos y no solamente una descripción de lo discutido.

Lecciones aprendidas

Una lección aprendida es una conclusión derivada del análisis de una experiencia que puede orientar decisiones futuras. No es suficiente afirmar que una actividad fue exitosa o presentó dificultades. La lección debe explicar qué ocurrió, que medidas se implementaron y por qué y cómo debería actuarse en situaciones similares.

Estructura básica

Ejemplo

Situación: se presentaron retrasos en la entrega de reportes desde algunas oficinas regionales.

Evidencia: los reportes incompletos requirieron varias solicitudes de corrección.

Explicación: los formatos contenían instrucciones generales y cada oficina los interpretaba de forma distinta.

Lección: los formatos comunes requieren instrucciones breves, ejemplos y una orientación inicial para asegurar su aplicación uniforme.

Aplicación: probar los nuevos formatos con una oficina antes de utilizarlos institucionalmente.

Las lecciones pueden ser positivas o negativas y deberán registrarse después de momentos relevantes, sin esperar necesariamente al cierre del proyecto. Se adjunta matriz en el Anexo 20 Registro de lecciones aprendidas.

Identificación de buenas prácticas

Una buena práctica es una metodología, proceso o acción que ha demostrado resultados positivos y tiene potencial para mantenerse, adaptarse o aplicarse en otros contextos.

Para considerarse una buena práctica deberá:

• Contar con evidencia de resultados.
• Responder a una necesidad concreta.
• Ser pertinente para el contexto.
• Utilizar razonablemente los recursos.
• Ser aceptada por los actores involucrados.
• Tener posibilidades de adaptación o réplica.
• Estar suficientemente documentada.

No toda experiencia exitosa constituye automáticamente una buena práctica. Antes de promover su réplica, deberá verificarse qué condiciones hicieron posible el resultado y si esas condiciones existen en otros proyectos o territorios.

La ficha de buena práctica incluirá:

Se adjunta matriz en el Anexo 21 Ficha de buena práctica

Sistematización de experiencias

La sistematización es un análisis más profundo y ordenado de una experiencia para reconstruir cómo se desarrolló, qué factores influyeron, qué resultados produjo y qué enseñanzas deja.

No será necesario sistematizar todos los proyectos. ICADE priorizará experiencias que:

• Sean innovadoras o piloto.
• Hayan generado resultados especialmente relevantes.
• Presenten aprendizajes aplicables a otros programas.
• Hayan requerido adaptaciones importantes.
• Sean estratégicas para el posicionamiento institucional.
• Puedan contribuir al diseño de nuevos proyectos.

Una sistematización deberá incluir, como mínimo:

La sistematización podrá presentarse como informe breve, estudio de caso, ficha técnica, video, infografía u otro formato apropiado para sus usuarios.

Intercambio entre programas y oficinas regionales

ICADE fortalecerá espacios periódicos para compartir experiencias entre la oficina central, los programas y las oficinas regionales.

Estos intercambios permitirán:

• Presentar logros, desafíos y soluciones.
• Comparar experiencias entre territorios.
• Compartir herramientas y metodologías.
• Analizar problemas comunes.
• Identificar prácticas que pueden adaptarse.
• Evitar que diferentes equipos repitan los mismos errores.
• Fortalecer la coordinación institucional.

Cada espacio deberá dejar un registro breve de:

• Experiencias compartidas.
• Aprendizajes principales.
• Herramientas o prácticas recomendadas.
• Acuerdos para aplicación o prueba.
• Responsables y plazos.

Esto permitirá revitalizar los espacios valorados por el personal y convertirlos en una práctica institucional más constante.

Repositorio de aprendizajes

Los conocimientos generados deberán conservarse en una ubicación institucional común para evitar su pérdida, especialmente ante cambios de personal o cierre de proyectos.

El repositorio de aprendizajes podrá organizarse de la siguiente manera:

Aprendizajes

Cada documento deberá identificar:

• Proyecto o programa.
• Tema.
• Territorio.
• Fecha.
• Persona responsable.
• Palabras clave.
• Posibles usos.

La coordinación responsable deberá revisar periódicamente el repositorio para eliminar duplicidades, verificar que los documentos estén completos y facilitar su consulta.

El repositorio no debe convertirse en un archivo pasivo; sus contenidos deberán utilizarse en el diseño, revisión y capacitación de nuevos proyectos.

De la evidencia a la decisión

El aprendizaje debe sustentarse en evidencia procedente de diferentes fuentes:

• Monitoreo de actividades, productos e indicadores.
• Evaluaciones y revisiones internas.
• Retroalimentación de participantes y socios.
• Informes técnicos y financieros.
• Experiencia de los equipos.
• Observaciones de campo.
• Riesgos y cambios del contexto.

La ruta para utilizar esta información será:

No toda información requiere una modificación. El equipo podrá decidir:

• Mantener una práctica porque está funcionando.
• Fortalecerla o ampliarla.
• Ajustarla y probar una alternativa.
• Suspenderla si no produce resultados.
• Recopilar más evidencia antes de decidir.

Las decisiones importantes deberán indicar qué evidencia fue considerada y quién autorizó el cambio.

Acciones de mejora y gestión adaptativa

La gestión adaptativa consiste en realizar ajustes fundamentados durante la ejecución para responder a la evidencia, los aprendizajes y los cambios del contexto.

Los ajustes pueden relacionarse con:

• Metodologías y contenidos.
• Programación y secuencia de actividades.
• Cobertura o priorización territorial.
• Mecanismos de coordinación.
• Distribución de recursos.
• Herramientas de seguimiento.
• Estrategias de participación y comunicación.
• Medidas de respuesta ante riesgos.

Los cambios deberán ser proporcionales y respetar los compromisos contractuales. Cuando afecten objetivos, resultados, metas, presupuesto o alcance, deberán contar con la aprobación institucional y, cuando corresponda, del cooperante.

Plan de acción de mejora

La gestión adaptativa no significa cambiar constantemente el proyecto sin dirección. Significa realizar modificaciones justificadas, autorizadas y documentadas para mejorar sus posibilidades de alcanzar los resultados. Se adjunta matriz en el Anexo 22 Plan de acciones de mejora.

Seguimiento a acuerdos

Los acuerdos derivados de reuniones de reflexión, evaluaciones, sistematizaciones e intercambios deberán incorporarse a un registro común.

Los estados serán:

• Pendiente: la acción no ha iniciado.
• En proceso: la acción se encuentra en ejecución.
• Cumplida: finalizó y cuenta con evidencia.
• Reprogramada: se autorizó una nueva fecha y existe justificación.
• Cerrada: se verificó el cumplimiento o se documentó la decisión de cierre.

Los acuerdos se revisarán en la siguiente reunión de seguimiento y se consolidarán trimestralmente para identificar atrasos, acciones recurrentes y mejoras que requieren decisiones institucionales.

Regla Institucional MERA

Regla de aprendizaje: ninguna reunión de reflexión deberá finalizar sin acuerdos claros; ningún acuerdo se considerará cumplido sin evidencia.

Productos mínimos de aprendizaje y gestión adaptativa

Cada proyecto deberá contar, de acuerdo con su duración y complejidad, con:

• Preguntas prioritarias de aprendizaje.
• Registro de reuniones de reflexión.
• Lecciones aprendidas documentadas.
• Buenas prácticas identificadas, cuando corresponda.
• Sistematización de experiencias estratégicas.
• Participación en espacios de intercambio institucional.
• Archivos actualizados en el repositorio de aprendizajes.
• Plan de acciones de mejora.
• Registro y seguimiento de acuerdos.